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Un esquema de reuniones que si funciona! parte 1 de 2

meetings.pngConforme Interactúa ha ido creciendo los objetivos son cada vez más grandes, tenemos más proyectos y la velocidad con que debemos actuar se debe incrementar. Uno de los puntos que nos ha estado limitando es la habilidad de tener reuniones que sean eficientes y productivas. Esta semana estoy cambiando el esquema de reuniones semanales que estaremos teniendo y la agenda a utilizar en cada una de ellas.
Con el apoyo del libro Mastering the Rockefeller Habits: What You Must Do to Increase the Value of Your Growing Firm y varios podcasts de Manager Tools he llegado a identificar un esquema que puede resultar muy eficiente para casi cualquier empresa:

El "Huddle" diario:
El propósito del Huddle diario es poder tomar ventaja de las tres herramientas mas poderosas que tiene un líder: presión de grupo, inteligencia colectiva y comunicación clara. El Huddle agiliza los tiempos requeridos para completar tareas, junta al equipo para resolver dudas y realizar consultas -- mejora la comunicación y finalmente permite tomar ventaja de las oportunidades que cada miembro del equipo comparte durante la reunión.
Es importante que todas las personas de la empresa asistan al Huddle. No necesariamente todos están en el mismo Huddle pero si todos deben asistir a algún tipo de Huddle con algún equipo. Es decir, puede haber un Huddle del equipo de ventas, otro para el equipo ejecutivo y otro para el equipo de desarrollo. Para organizaciones no muy grandes se recomienda que todos estén en el mismo Huddle. Esto es lo que estamos haciendo en Interactúa hoy por hoy.
Es importante que la persona que lleva la reunión (no necesariamente el líder del equipo) mantenga la reunión fluida, ordenada, respete los tiempos de la agenda y le solicite a los participantes que quieran resolver algo que surgió durante la reunión, que lo hagan por aparte para no retrasar el Huddle. El Huddle se enfoca en identificar oportunidades y problemas. No en resolverlos! Eso se hace aparte.

La agenda:
Durante el Huddle se tratan tan solo 3 temas:
  1. ¿Que hay / que estás haciendo? Durante los primeros 2 - 5 minutos cada asistente tiene hasta 30 segundos para contarle al grupo en que está trabajando y que hay de nuevo. Esto permite que el equipo identifique conflictos, agendas cruzadas y oportunidades perdidas. Se habla de actividades específicas, reuniones, logros, situaciones extraordinarias con clientes, proveedores, etc.
  2. Reporte de métricas clave. 2 - 5 minutos. A continuación todo el equipo revisa la métrica diaria que utiliza la empresa para medir su progreso. Dependiendo de la empresa esto puede ser visitas a una página Web, cantidad de propuestas enviadas, ventas o precio de las acciones. En complemento a esta métrica se debe seleccionar una actividad / comportamiento de los miembros del equipo que se pueda medir diario. Deber ser algún tipo de comportamiento que se pueda medir como cuentas por pagar o tiempo requerido para firmar nuevos contratos. Se menciona el estado de de las métricas para del día anterior y la meta esperada para las métricas del día de la reunión.
  3. ¿Donde estás teniendo problemas? 2 - 5 minutos. Este es un punto muy importante. Cada asistente lista en donde está teniendo problemas. Se identifican los cuellos de botella que limitan al negocio y utilizar recursos en otro lugar es perdida de tiempo. Acá también se identifica quien no está haciendo su trabajo. Cualquier persona trabajando en algo de consecuencia para la empresa, se topará con problemas frecuentemente. Las personas que nunca reportan problemas, usualmente no están haciendo nada importante!

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